Un registre du personnel absent, incomplet ou auquel manquent des catégories de personnel se constate en quelques minutes lors d'un contrôle, et la sanction se calcule en principe par salarié concerné. Renseignez le nombre de personnes présentes dans l'établissement, celles qui ne figurent pas au registre, la part de fiches auxquelles il manque des mentions et un montant d'amende indicatif : l'estimateur affiche le nombre de personnes en situation irrégulière, l'exposition théorique maximale et ce que coûterait une régularisation avant qu'un contrôleur ne la demande.
L'estimateur commence par compter les personnes qu'un contrôleur pourrait relever comme irrégulières. Il additionne les personnes absentes du registre, que vous renseignez directement, et les fiches incomplètes, obtenues en appliquant la part de fiches auxquelles il manque une mention aux fiches qui existent réellement, c'est-à-dire aux personnes présentes moins celles qui n'ont jamais été inscrites. Ce nombre est ensuite multiplié par le montant d'amende indicatif que vous avez saisi, puis par le coefficient lié à la forme juridique de l'employeur, car le maximum encouru par une société ou une association est en principe plus élevé que celui d'un entrepreneur individuel. Le résultat est une exposition théorique maximale : c'est le plafond du calcul, pas une prévision de ce qui serait effectivement prononcé. Le coût de régularisation valorise le temps nécessaire pour créer ou compléter chaque fiche concernée, et le rapport entre les deux montants donne une lecture immédiate de la décision à prendre.
Le montant réellement retenu lors d'un contrôle dépend de l'appréciation de l'inspection, de la gravité et de l'ancienneté du manquement, de votre bonne foi et des suites données, qui vont du simple rappel à la sanction. L'outil ne modélise pas ces éléments et ne tient pas compte des autres documents examinés lors d'une visite, ni des conséquences indirectes d'un registre défaillant, comme un contrôle élargi à la paie ou aux durées de travail. Le montant d'amende et le coefficient proposés par défaut sont des ordres de grandeur à vérifier dans les textes en vigueur avant toute décision. Pour comprendre ce que relève concrètement un contrôleur, lisez ce que risque un employeur dont le registre est mal tenu.
Vingt minutes par fiche suffisent souvent à retrouver un contrat et compléter une mention. Comparez ce coût à l'exposition affichée : la décision de régulariser avant un contrôle se prend rarement à l'issue d'un long débat.
PersoRegistre guide chaque saisie, signale les mentions manquantes et exporte un registre complet et daté en quelques secondes.
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