80 questions fréquentes sur le registre unique du personnel, tenu à jour et exportable

Oui. Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel dès le premier salarié, et le présenter en cas de contrôle. PersoRegistre vous aide à le tenir à jour sans effort et à le présenter sur demande.

Oui, un registre tenu sous forme numérique est admis dès lors qu'il présente les garanties de conservation et de disponibilité attendues. PersoRegistre conserve chaque mouvement dans l'ordre et l'exporte à la demande.

Le registre doit comporter les mentions relatives à l'identité du salarié, à son emploi et aux dates d'entrée et de sortie, avec des précisions selon le type de contrat. PersoRegistre guide la saisie pour n'en oublier aucune.

L'inspection du travail peut demander à consulter le registre à tout moment. Avec PersoRegistre, votre registre à jour s'exporte en quelques secondes, complet et daté, prêt à être présenté.

Oui. Les informations sont hébergées dans l'Union européenne, protégées et jamais revendues. Vous restez seul responsable et propriétaire des données de vos salariés.

Aucun. L'abonnement est mensuel, sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace, sans justification à fournir.

Oui. Dès qu'une association emploie un salarié, elle devient un employeur soumis à cette obligation, au même titre qu'une entreprise. Le statut associatif ne dispense pas de tenir le registre.

Le registre se tient par établissement distinct. Une entreprise répartie sur plusieurs sites doit donc disposer d'un registre propre à chaque site, tenu à jour et consultable sur place.

Le registre se concentre sur l'identité, la nationalité, l'emploi et les dates de présence. Il n'a pas vocation à rassembler toutes les données sociales du salarié, qui figurent dans son dossier individuel.

Les personnes sont inscrites dans l'ordre chronologique de leur embauche. Cet ordre, une fois figé, ne se réécrit pas: il retrace fidèlement la succession des entrées dans l'entreprise.

Une mise à jour annuelle expose à des dates approximatives et à des oublis, car les mouvements se reconstituent de mémoire. Un contrôle tombant entre deux mises à jour trouverait un registre décroché de la réalité.

L'obligation pèse sur l'employeur. Il peut en déléguer la tenue à un gestionnaire ou au service des ressources humaines, mais reste responsable de sa conformité en cas de contrôle.

Un tableur se modifie sans laisser de trace, se duplique en versions contradictoires et se perd facilement. Il n'apporte pas les garanties d'inaltérabilité et de conservation attendues, et reste donc un support fragile.

Un registre numérique offrant les garanties requises se suffit à lui-même. L'essentiel est de pouvoir le présenter immédiatement et de l'exporter proprement le jour d'un contrôle.

Oui. Même s'il n'est pas salarié, le stagiaire accueilli dans l'entreprise doit apparaître au registre, généralement dans une partie distincte. L'oublier crée un trou immédiatement repéré lors d'un contrôle.

L'intérimaire figure au registre de l'entreprise où il travaille effectivement, avec la mention de l'entreprise de travail temporaire dont il dépend. Les deux informations vont de pair.

Aux yeux d'un contrôleur, un registre auquel manquent des mentions essentielles ou des catégories de personnel est presque aussi problématique qu'un registre absent. Dans les deux cas, le manquement est caractérisé.

Oui. Un employeur négligent sur le registre donne à penser qu'il l'est peut-être ailleurs, ce qui invite naturellement l'inspection à pousser ses vérifications sur d'autres points.

Un contrôle peut survenir sans annonce préalable. C'est précisément pourquoi un registre tenu en permanence, plutôt que préparé à la dernière minute, reste la seule vraie sécurité.

Le registre est souvent le premier document demandé, mais l'inspection peut réclamer d'autres pièces liées à l'emploi. Un registre exemplaire installe d'emblée un climat de confiance pour la suite.

Non. Effacer ses informations aussitôt fait courir un risque: un contrôle portant sur une période antérieure pourrait réclamer ces données. La prudence commande de conserver plutôt que de détruire.

Ces informations personnelles doivent rester protégées, avec un accès strictement limité aux personnes autorisées. Un registre numérique conserve l'historique aussi longtemps qu'il le faut tout en sécurisant l'accès.

Seules les personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, comme la direction ou le service des ressources humaines. Le registre n'a pas à être librement consultable par tous.

Oui. Comme il rassemble des données personnelles de salariés, il relève des règles de protection des données: finalité précise, accès limité, sécurité et respect des droits des personnes concernées.

Le registre a vocation à retracer l'ensemble des personnes ayant travaillé dans l'établissement. En pratique, on remonte aussi loin que les documents conservés le permettent, en commençant par les périodes les plus récentes, puis en complétant les plus anciennes au fil des pièces retrouvées.

Mieux vaut inscrire l'information partielle dont vous disposez que laisser une ligne vide ou fabriquer une date. Les bulletins de paie et les déclarations sociales permettent souvent de retrouver une période de présence lorsque le contrat lui-même a disparu.

Un registre reconstitué avec sérieux, cohérent avec les contrats et les bulletins de paie, reste bien plus solide qu'une absence de document. L'important est ensuite de le tenir au fil de l'eau pour que la chronologie ne se rompe plus.

Oui, sans quoi la chronologie devient incomplète et l'historique s'arrête à la date de bascule. Les personnes sorties font partie du registre au même titre que les salariés présents, et leurs dates de sortie doivent être reprises telles quelles.

Tout dépend du nombre de personnes à reprendre et de l'état du support d'origine. Un tableur propre se reprend rapidement, tandis qu'un classeur papier accumulé sur plusieurs années demande surtout du temps de vérification avant la saisie.

Mieux vaut l'éviter: deux registres tenus en même temps finissent par diverger, et plus personne ne sait lequel fait foi. Fixez une date de bascule, puis n'écrivez plus que dans le nouvel outil, en conservant l'ancien à titre d'archive.

Parce qu'il dépend de la qualification retenue, de la forme juridique de l'employeur et de textes qui évoluent. En le laissant modifiable, l'estimateur reste utilisable quelle que soit l'année, à condition de vérifier la valeur avant de conclure.

Oui, dans la logique de l'outil. Le registre doit refléter toutes les personnes présentes dans l'établissement, avec des mentions propres à chaque statut. Un stagiaire ou un intérimaire absent du registre est un trou que le contrôleur repère en comparant les présents aux inscrits.

Non. Il s'agit d'un plafond théorique fondé sur vos hypothèses. Un contrôle peut se conclure par un simple rappel, une mise en demeure ou une sanction, selon l'appréciation de l'inspection et votre réactivité. L'outil sert à décider de régulariser, pas à prédire une sanction.

Prenez dix fiches au hasard dans votre registre et vérifiez pour chacune l'identité, la nationalité, l'emploi et la qualification, les dates d'entrée et de sortie. Le nombre de fiches auxquelles il manque au moins une mention, multiplié par dix, donne une part réaliste en pourcentage.

Parce qu'un départ remplacé produit une date de sortie à inscrire sur la fiche existante et une nouvelle fiche pour la personne embauchée à la place. Si vos départs ne sont pas tous remplacés, le calculateur surestime un peu les entrées : réduisez la rotation pour compenser.

Comptez les départs des douze derniers mois, contrats terminés compris, et divisez par votre effectif moyen. Cinq départs pour vingt salariés donnent une rotation de vingt-cinq pour cent. Les contrats courts et saisonniers font vite grimper ce chiffre.

Oui, à condition de lui fournir les contrats et les dates de sortie. Renseignez alors son tarif horaire dans le coût horaire chargé : le résultat vous donne un ordre de grandeur pour discuter du devis, sachant que la responsabilité du registre reste celle de l'employeur.

Oui. Une fiche saisie le jour de l'embauche, contrat sous les yeux, prend une dizaine de minutes, et une date de sortie une ou deux minutes. C'est le retard qui coûte cher, parce qu'il ajoute une recherche à chaque mouvement oublié.

Parce que la plupart des entreprises disposent déjà d'un tableur et ne paient rien de plus pour l'utiliser. Si vous souscrivez une suite bureautique uniquement pour cela, ajoutez mentalement son prix ou ajustez le temps par mouvement pour en tenir compte.

Chronométrez vos trois prochaines inscriptions, de l'ouverture du contrat à la fiche vérifiée et sauvegardée, et prenez la moyenne. Comptez aussi le temps perdu à retrouver la bonne version du fichier ou le registre lui-même : il fait partie du coût.

Non. En dessous du seuil, le logiciel coûte un peu plus cher que le tableur en temps et en abonnement, mais il apporte des garanties de conservation, de chronologie et d'export que le comparateur ne valorise pas. Le seuil dit simplement à partir de quand le temps seul suffit à le rentabiliser.

Oui, en additionnant les mouvements de tous les établissements, puisqu'un registre distinct est tenu pour chacun. Vérifiez alors que l'abonnement renseigné couvre bien plusieurs établissements, car certaines offres facturent par site.

Non. L'obligation naît avec la première embauche. En revanche, dès qu'une personne travaille dans l'établissement sous contrat de travail, en apprentissage, en stage ou en intérim, le registre doit exister et la mentionner, même si l'effectif se limite à cette seule personne.

Oui. Le registre se tient par établissement, c'est-à-dire par lieu où des personnes travaillent, et reste disponible sur place. Une entreprise avec un siège et deux agences tient trois registres, chacun ne listant que les personnes rattachées à ce site, y compris les intérimaires et stagiaires.

Oui, à condition d'offrir les mêmes garanties : conservation durable, données non modifiables après saisie, ordre chronologique respecté, disponibilité immédiate et confidentialité. Un export daté, imprimable à la demande, permet de présenter le document au contrôleur sans avoir à conserver de version papier parallèle.

Ne pas effacer. On ajoute une correction datée qui indique la bonne information, en conservant la mention initiale lisible. Un registre qui montre ses corrections inspire davantage confiance qu'un document sans trace, car il prouve qu'il n'a pas été réécrit après coup pour les besoins d'un contrôle.

Les agents de l'inspection du travail, les représentants du personnel dans le cadre de leurs attributions et, en interne, les seules personnes chargées de le tenir. Il n'a pas à circuler librement dans l'entreprise, car il contient des données personnelles protégées : identité, nationalité et parfois titre de séjour.

Pour une petite structure, une demi-journée suffit souvent à reprendre les personnes en poste, contrats sous les yeux, puis chaque mouvement se traite en quelques minutes. Le calculateur de remise à jour donne un ordre de grandeur selon l'effectif, la rotation et le retard accumulé.

Oui, tant que l'effectif reste très restreint et que le tableur est mis à jour à chaque mouvement, sans retard accumulé. Le risque augmente dès que plusieurs personnes modifient le même fichier sans méthode commune.

Il n'existe pas de seuil universel, mais dès que les entrées et les sorties deviennent fréquentes ou que plusieurs types de contrats se mêlent, un outil dédié réduit sensiblement le risque d'oubli.

En général oui, sous forme d'une reprise des effectifs actuels au moment de la mise en place, mais vérifiez toujours auprès de l'éditeur les modalités exactes avant de basculer votre suivi habituel.

Certains employeurs continuent de s'en servir pour des simulations d'effectif ou des notes internes, en complément du registre officiel tenu par l'outil dédié.

Oui, tant que le support choisi présente les garanties de conservation, de lisibilité et de disponibilité attendues. Ce n'est pas le support en lui-même qui compte, mais la fiabilité du document présenté.

Beaucoup d'employeurs le conservent quelques années comme historique, le temps de vérifier que toutes les données ont bien été reprises, avant de l'archiver selon leurs propres règles internes.

En général oui, par une reprise progressive des effectifs actuels, mais prévoyez du temps de vérification avant de considérer le registre numérique comme votre seule référence.

Un document surchargé de corrections peut perdre une partie de sa valeur probante aux yeux d'un contrôleur, même si les informations restent lisibles. Un document propre reste préférable dans tous les cas.

Pas systématiquement, mais les tarifs sont souvent calculés pour des entreprises qui utilisent plusieurs modules actifs, ce qui peut représenter un coût élevé pour un employeur qui ne cherche qu'à tenir son registre.

Oui, une migration reste possible en exportant les données du registre déjà tenues, même si le format d'export doit être vérifié auprès de chaque éditeur avant de changer d'outil.

Souvent oui tant que le besoin reste centré sur le registre du personnel, mais dès qu'une gestion de la paie ou des entretiens annuels devient nécessaire, une suite plus complète peut devenir plus adaptée.

Certains employeurs le font, en réservant la suite généraliste à la paie et aux entretiens, et un outil dédié comme PersoRegistre au registre du personnel, au prix d'une double vérification à surveiller.

Dès le premier salarié embauché, quelle que soit la taille de l'entreprise. Une très petite structure avec un seul employé est tout autant concernée qu'une entreprise de plusieurs dizaines de personnes.

Oui, la tenue du registre ne demande pas de compétence juridique particulière. Une fiche guidée, qui rappelle les mentions attendues, suffit généralement à un dirigeant qui gère cette tâche seul.

Le mieux est de reprendre les mouvements manquants dès que possible, en vérifiant les dates disponibles dans les contrats existants. Le calculateur de remise à jour aide à estimer le temps nécessaire à ce rattrapage.

Non, PersoRegistre se concentre sur le registre unique du personnel et ses mentions obligatoires, pas sur le calcul et l'édition des bulletins de paie, qui relèvent d'un autre outil.

Oui, un cabinet peut assurer cette tâche pour le compte d'un client, mais l'obligation légale reste celle de l'employeur, qui doit rester informé de l'état de son registre à tout moment.

Un registre se tient par établissement : un suivi organisé dossier par dossier, avec des accès clairs selon le client concerné, évite toute confusion entre les entreprises suivies.

Il faut inscrire le mouvement dès réception de l'information, en renseignant la date d'entrée réelle indiquée sur le contrat, plutôt que la date à laquelle l'information a été transmise au cabinet.

Une fiche guidée, adaptée selon le type de contrat, rappelle les mentions attendues, mais une vérification reste utile pour les situations les plus rares ou les statuts inhabituels rencontrés chez un client précis.

Le registre se tient par établissement distinct. Une entreprise répartie sur plusieurs sites doit donc disposer d'un registre propre à chacun, tenu à jour et consultable sur place.

Un outil qui centralise les registres de chaque établissement tout en gardant leur distinction propre permet au siège de suivre les effectifs globaux sans perdre le détail nécessaire à chaque site.

L'employeur reste responsable de la conformité du registre de chaque établissement, même si la saisie quotidienne est déléguée à un responsable local. Une coordination régulière limite ce risque.

Une méthode de saisie identique sur tous les établissements, avec une fiche guidée rappelant les mentions attendues, réduit nettement le temps de prise en main d'un nouveau responsable local.

Non. À chaque mouvement, seules les sections sur la fiche et sur la chronologie sont utiles, le temps de vérifier la nouvelle inscription ou la date de sortie. La revue complète, catégories particulières et conservation comprises, se fait plutôt une fois par trimestre.

Inscrivez-les sans attendre, dans l'ordre chronologique de leur arrivée, avec la date d'entrée réelle et non celle de la régularisation. Retrouvez le contrat, la convention de stage ou le contrat de mise à disposition pour dater chaque mouvement avec précision.

Oui. Les points à vérifier sont les mêmes, seule la manière de les contrôler change : un registre numérique conserve l'ordre et signale les mentions manquantes, un registre papier demande de relire chaque ligne. Dans les deux cas, la responsabilité de l'employeur reste identique.

Un tableur peut contenir toutes les mentions, mais il se modifie sans trace, se duplique et se perd, ce qui fragilise la garantie d'inaltérabilité attendue. Si vous le conservez, protégez-le, sauvegardez-le et datez chaque version exportée.

Non. Le registre est un document unique et continu, rangé dans l'ordre des embauches. La fiche prépare et sécurise l'inscription d'une personne ; elle prend sa valeur une fois reportée ou classée à son rang dans le registre, avec son numéro d'ordre.

Oui. Toute personne accueillie dans l'établissement a vocation à figurer au registre, y compris pour une courte période, dans la partie réservée aux stagiaires. La durée du stage ne dispense pas de l'inscription ; les dates de début et de fin de la convention suffisent à la dater.

Inscrivez la personne sans attendre avec les mentions disponibles, signalez le champ manquant et notez dans les observations la date à laquelle il a été complété. Un champ vide daté vaut mieux qu'une inscription reportée de plusieurs semaines, qui décale tout l'ordre chronologique.

Ne raturez pas et ne remplacez pas la fiche. Ajoutez une observation datée qui indique la mention corrigée et la raison de la correction, en laissant la mention initiale lisible. Un registre corrigé de façon transparente inspire davantage confiance qu'un registre réécrit.