Comment inscrire les stagiaires et les intérimaires dans le registre unique du personnel ?

Une erreur très fréquente, et lourde de conséquences lors d'un contrôle, consiste à réserver le registre du personnel aux seuls salariés en contrat classique. En réalité, ce registre accueille aussi d'autres catégories de personnes présentes et actives dans l'entreprise, à commencer par les stagiaires et les intérimaires. Les oublier crée immanquablement des trous dans le registre, immédiatement repérés par un inspecteur qui compare les personnes présentes aux inscriptions. Ces statuts particuliers appellent en outre des mentions spécifiques, différentes de celles d'un salarié ordinaire, qu'il faut connaître et renseigner correctement. Ne pas confondre ces statuts est essentiel: un stagiaire n'est pas un salarié, et un intérimaire dépend juridiquement d'une autre entreprise que la vôtre.

Le cas des stagiaires et des intérimaires

Les stagiaires accueillis dans l'entreprise doivent apparaître dans le registre, généralement dans une partie qui leur est spécialement dédiée et distincte des salariés. On y retrouve leur identité ainsi que les informations liées à leur période de stage, comme les dates de début et de fin. Les inscrire montre que l'entreprise assume pleinement leur présence et respecte le cadre légal de leur accueil. Les travailleurs intérimaires, mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, figurent eux aussi au registre, avec des mentions particulières liées notamment à cette entreprise de travail temporaire dont ils dépendent. L'objectif reste toujours le même: retracer fidèlement et sans exception toutes les personnes qui travaillent dans l'établissement.

• les stagiaires, avec les informations de leur période d'accueil ;
• les intérimaires, avec la mention de l'entreprise de travail temporaire ;
• chaque catégorie clairement identifiée et distincte dans le registre ;
• les dates précises de début et de fin de présence renseignées.

Ces mentions particulières, propres à chaque statut, s'ajoutent toujours au socle commun d'informations attendu pour toute personne inscrite au registre. Il ne s'agit donc pas de choisir entre l'un ou l'autre, mais bien de compléter les informations de base par celles qui sont spécifiques au stagiaire ou à l'intérimaire concerné. Une saisie guidée, qui adapte automatiquement les champs demandés selon le type de contrat, évite de se tromper et de laisser des trous. Notre guide sur les mentions obligatoires du registre rappelle justement les informations de base attendues pour chacun, quel que soit son statut dans l'entreprise.