Quelles mentions obligatoires doivent figurer dans le registre unique de son personnel ?

Un registre existe bien dans l'entreprise, mais est-il réellement complet? Toute la différence se joue précisément sur les mentions obligatoires qu'il doit contenir. Un registre auquel il manque des informations essentielles est presque aussi problématique, aux yeux d'un contrôleur, qu'un registre purement et simplement absent. Savoir précisément ce que chaque fiche doit comporter est donc absolument essentiel pour être vraiment en règle, et pas seulement en apparence. Beaucoup d'employeurs pensent être couverts parce qu'ils tiennent un document, sans réaliser qu'il lui manque des éléments qui le rendent inutilisable en cas de contrôle. Passer en revue les informations attendues, catégorie par catégorie, évite cette fausse sécurité trompeuse.

Les informations attendues pour chaque personne

Pour chaque salarié inscrit au registre, il faut pouvoir identifier clairement la personne et son emploi, ainsi que retracer son passage dans l'entreprise. Ces informations se répartissent en quelques grandes catégories bien définies: l'identité de la personne, avec son nom, ses prénoms et les éléments permettant de l'identifier; sa nationalité et, le cas échéant, les mentions liées à l'emploi de travailleurs étrangers; l'emploi effectivement occupé et la qualification correspondante; enfin, et c'est capital, les dates précises d'entrée et de sortie de l'entreprise. Certaines catégories de personnel, comme les apprentis, appellent en outre des mentions particulières qu'il ne faut surtout pas négliger.

• l'identité de la personne: nom, prénoms et éléments d'identification ;
• la nationalité et, le cas échéant, les mentions liées à l'emploi d'étrangers ;
• l'emploi effectivement occupé et la qualification ;
• les dates précises d'entrée et de sortie de l'entreprise.

Au-delà du contenu lui-même, la forme du registre a également son importance et ne doit pas être négligée. Les personnes doivent apparaître dans l'ordre chronologique de leur embauche, et les informations doivent rester lisibles et inaltérables dans le temps. Un registre raturé, surchargé de corrections ou visiblement reconstitué après coup perd une grande partie de sa valeur probante. Une saisie guidée, qui rappelle systématiquement les champs attendus, évite les oublis tout en gardant le document propre et ordonné. Les catégories particulières méritent enfin une attention spéciale: notre article sur l'inscription des stagiaires et des intérimaires précise leurs mentions propres à connaître.