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Votre registre unique du personnel est-il prêt à être présenté lors d'un contrôle ?

Cette checklist s'adresse au dirigeant, à l'assistant ou au gestionnaire de paie chargé du registre unique du personnel d'un établissement. Elle reprend ce qu'un contrôleur regarde en premier : l'existence du registre, les mentions de chaque fiche, les catégories souvent oubliées, l'ordre chronologique, la conservation et la disponibilité le jour de la visite. Elle complète les mentions obligatoires du registre et la préparation d'un contrôle de l'inspection du travail ; notre estimateur d'exposition au contrôle chiffre les oublis repérés. Mentions rappelées à titre indicatif, à vérifier selon les textes en vigueur.

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Checklist conformité du registre

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Existence et forme du registre

Vérifier qu'un registre distinct existe pour chaque établissement de l'entreprise
Contrôler que le registre couvre la période depuis le premier salarié, sans période sans inscription
S'assurer que le support retenu, papier ou numérique, reste lisible et sans rature
Vérifier que les inscriptions ne peuvent pas être modifiées sans trace après leur saisie
Confirmer que le registre peut être présenté ou exporté sur-le-champ, sans recherche
Identifier la personne chargée de la tenue et vérifier qu'elle connaît la procédure
Prévoir un remplaçant en cas d'absence de cette personne le jour d'un contrôle

Chaque fiche, mention par mention

Nom et prénoms écrits en entier, sans initiale ni abréviation
Date de naissance et sexe renseignés pour chaque personne
Nationalité indiquée, y compris pour les salariés français
Pour un salarié étranger soumis à autorisation de travail, référence du titre valant autorisation (à vérifier selon les textes en vigueur)
Emploi occupé et qualification précisés, sans se limiter à un intitulé vague
Date d'entrée identique à celle du contrat ou de la déclaration préalable à l'embauche
Date de sortie portée sur la fiche de chaque personne partie
Nature du contrat signalée lorsqu'une mention particulière est attendue (durée déterminée, temps partiel, apprentissage)

Catégories de personnel souvent oubliées

Apprentis inscrits avec la mention de leur statut et les dates de leur contrat
Stagiaires inscrits dans une partie distincte, avec dates de début et de fin et organisme d'origine
Intérimaires inscrits avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
Salariés en contrat à durée déterminée et à temps partiel signalés comme tels
Personnes mises à disposition par un groupement d'employeurs ou une autre entreprise identifiées
Comparaison entre les personnes présentes dans les locaux et les inscriptions du registre

Chronologie et mises à jour

Inscriptions rangées dans l'ordre chronologique des embauches, sans insertion après coup
Numéros d'ordre continus, sans trou ni doublon
Dernière embauche inscrite le jour de l'arrivée, contrat sous les yeux
Dernier départ daté sur la fiche concernée, préavis compris
Aucune fiche laissée incomplète depuis plus de quelques jours
Changements de poste ou de qualification reportés si votre pratique les inscrit
Date de la dernière vérification complète du registre notée sur cette checklist

Conservation et protection des données

Fiches des personnes sorties conservées pendant la durée requise (à vérifier selon les textes en vigueur)
Sauvegarde du registre numérique ou copie du registre papier conservée à l'abri
Accès limité aux seules personnes autorisées : direction, ressources humaines, paie
Aucune copie du registre qui circule par courriel ou sur un support non protégé
Données du registre utilisées uniquement pour sa tenue, jamais pour un autre usage
Salariés informés de l'existence du registre et des droits dont ils disposent sur leurs données

Le jour du contrôle

Savoir où se trouve le registre ou comment l'exporter en quelques secondes
Vérifier que l'export ou le document remis est daté et complet
Tenir à portée de main les contrats et déclarations d'embauche des dernières entrées
Désigner la personne qui accompagne l'inspecteur et répond à ses questions
Noter chaque remarque formulée afin de corriger sans délai
Conserver une copie de ce qui a été présenté, avec la date de la visite

Comment utiliser ce modèle

À parcourir à chaque embauche et à chaque départ pour les sections concernées, puis en entier une fois par trimestre ou avant tout événement qui touche les effectifs.
Remplie par la personne chargée du registre, dirigeant, assistant ou gestionnaire de paie ; l'employeur reste responsable de la conformité, même lorsqu'il délègue la tenue.
À conserver avec le registre, datée et signée, afin de montrer la régularité des vérifications ; un registre numérique comme PersoRegistre peut aussi servir de support, parmi d'autres.
Les mentions listées sont un rappel pratique et non une liste officielle : vérifiez-les selon les textes en vigueur et votre convention collective.

Questions sur ce modèle

Faut-il refaire toute la checklist à chaque embauche ?

Non. À chaque mouvement, seules les sections sur la fiche et sur la chronologie sont utiles, le temps de vérifier la nouvelle inscription ou la date de sortie. La revue complète, catégories particulières et conservation comprises, se fait plutôt une fois par trimestre.

Que faire si la checklist révèle des personnes absentes du registre ?

Inscrivez-les sans attendre, dans l'ordre chronologique de leur arrivée, avec la date d'entrée réelle et non celle de la régularisation. Retrouvez le contrat, la convention de stage ou le contrat de mise à disposition pour dater chaque mouvement avec précision.

Cette checklist vaut-elle pour un registre numérique comme pour un registre papier ?

Oui. Les points à vérifier sont les mêmes, seule la manière de les contrôler change : un registre numérique conserve l'ordre et signale les mentions manquantes, un registre papier demande de relire chaque ligne. Dans les deux cas, la responsabilité de l'employeur reste identique.

Un tableur peut-il servir de registre si la checklist est respectée ?

Un tableur peut contenir toutes les mentions, mais il se modifie sans trace, se duplique et se perd, ce qui fragilise la garantie d'inaltérabilité attendue. Si vous le conservez, protégez-le, sauvegardez-le et datez chaque version exportée.