Ce modèle s'adresse à la personne qui tient le registre unique du personnel et veut inscrire chaque arrivée sans rien oublier. Il se remplit le jour de l'embauche, contrat sous les yeux, puis se reporte ou s'agrafe dans le registre. Il reprend les mentions attendues pour chaque personne et les compléments décrits dans l'inscription des stagiaires et des intérimaires ; pour un registre laissé de côté, notre calculateur de remise à jour aide à planifier la reprise. Mentions indiquées à titre pratique, à vérifier selon les textes en vigueur.
La présente fiche a pour seul objet l'inscription au registre unique du personnel de l'établissement désigné ci-dessus de la personne dont l'identité figure aux champs précédents. Elle est établie par l'employeur ou par la personne qu'il a chargée de la tenue du registre, le jour de l'entrée de la personne dans l'établissement, au vu du contrat de travail, de la convention de stage ou du contrat de mise à disposition. Elle ne remplace ni le contrat, ni le dossier individuel du salarié, ni les déclarations faites aux organismes sociaux.
Pour toute personne accueillie dans l'établissement, quelle que soit la nature de son contrat, la fiche comporte le nom, les prénoms, la date de naissance, le sexe, la nationalité, l'emploi occupé, la qualification, ainsi que la date d'entrée et, le jour venu, la date de sortie. Ces mentions sont recopiées depuis les pièces contractuelles, sans approximation. Une mention inconnue au moment de l'inscription est signalée comme telle et complétée dès que possible, la date du complément étant portée dans les observations. La liste exacte des mentions reste à vérifier selon les textes en vigueur.
Lorsque la personne est apprentie, en contrat à durée déterminée, à temps partiel ou mise à disposition, la nature du contrat est indiquée dans le champ prévu. Pour un travailleur intérimaire, la fiche porte en outre le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire qui l'emploie. Pour un stagiaire, l'inscription se fait dans la partie du registre réservée aux stagiaires, avec les dates de la convention et l'organisme d'origine. Pour un salarié étranger soumis à autorisation de travail, la référence du titre est reportée, sous réserve des textes en vigueur.
La fiche reçoit le numéro d'ordre qui suit immédiatement celui de la dernière personne inscrite au registre de l'établissement, sans trou ni doublon, et prend place dans le registre à ce rang. Une inscription tardive conserve la date d'entrée réelle de la personne, non celle de la régularisation, et cette régularisation est mentionnée dans les observations. Aucune fiche n'est retirée du registre ni réécrite après son inscription ; une erreur est corrigée par une observation datée qui laisse lisible la mention initiale.
La date de sortie est portée sur la fiche le jour du départ de la personne, préavis compris, quelle qu'en soit la cause. La fiche est ensuite conservée dans le registre, à son rang, pendant la durée qui suit la sortie et qui reste à vérifier selon les textes en vigueur, afin que l'historique des effectifs de l'établissement puisse être présenté à l'administration sur une période ancienne. Elle n'est ni détruite ni retirée avant l'expiration de cette durée.
Les informations portées sur cette fiche sont des données personnelles collectées pour la seule tenue du registre unique du personnel. Elles ne sont consultées que par les personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment la direction, le service des ressources humaines ou la personne chargée de la paie, ainsi que par les agents habilités à contrôler le registre. Elles ne sont ni transmises à des tiers ni utilisées à d'autres fins. La personne inscrite est informée de l'existence du registre et des droits dont elle dispose sur ses données.
Le soussigné, employeur ou personne chargée de la tenue du registre, atteste que les mentions ci-dessus ont été relevées au vu des pièces contractuelles et reportées fidèlement au registre unique du personnel de l'établissement, au numéro d'ordre indiqué. Fait à ............................, le ......../......../............ Nom, fonction et signature de la personne ayant procédé à l'inscription. Date de report de la sortie et signature, à compléter le jour du départ.
PersoRegistre aide les employeurs à tenir leur registre unique du personnel obligatoire, à jour et exportable, prêt à présenter en cas de contrôle de l'inspection du travail.
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