Comment protéger les données personnelles des salariés inscrites dans le registre du personnel ?

Le registre du personnel n'est en rien un document anodin que l'on pourrait laisser à la portée de tous. Il rassemble en effet des informations personnelles sur chacun de vos salariés, présents comme passés. À ce titre, il relève pleinement des règles de protection des données personnelles, que l'employeur ne peut ignorer. Bien tenir son registre, c'est donc aussi et surtout bien protéger tout ce qu'il contient, pour respecter les droits légitimes des salariés et éviter tout usage abusif ou détourné de ces informations. Identité, emploi occupé, dates de présence: ces données doivent être maniées avec précaution, collectées pour un objectif précis, la tenue du registre, et jamais détournées vers d'autres finalités qui n'auraient pas été prévues.

Des données à manier avec précaution

Les informations figurant au registre ne doivent être accessibles qu'aux seules personnes qui en ont réellement besoin dans l'entreprise, dans le cadre de leurs fonctions, et non consultables librement par n'importe qui passant à proximité. Cela suppose de limiter concrètement l'accès aux personnes autorisées, de n'utiliser ces données que pour la tenue du registre et rien d'autre, de protéger l'ensemble par des accès sécurisés et de respecter les droits d'information dont disposent les salariés sur les données les concernant. Un registre bien protégé n'est d'ailleurs pas seulement une exigence légale supplémentaire à cocher: c'est aussi et surtout une marque de respect envers les salariés, qui confient à l'employeur des informations personnelles.

• limiter l'accès aux seules personnes réellement autorisées ;
• n'utiliser les données que pour la tenue du registre ;
• protéger l'ensemble par des accès sécurisés et un mot de passe ;
• respecter les droits d'information des salariés concernés.

La protection des données passe enfin par le choix crucial de l'endroit où elles sont concrètement stockées et hébergées. Un hébergement situé en Europe, des données jamais revendues à des tiers et un accès protégé par mot de passe forment ensemble une base solide et rassurante. À l'inverse, un fichier partagé sans aucun contrôle d'accès, ou une solution opaque dont on ignore le fonctionnement, exposent les informations de vos salariés sans que vous le mesuriez toujours pleinement. Protéger les données rejoint enfin la question de leur durée de vie dans le registre: notre guide sur la durée de conservation du registre précise combien de temps il faut les garder.