Comment reconstituer un registre unique du personnel quand il n'a jamais été tenu depuis la création de l'entreprise ?

Il arrive qu'une entreprise s'aperçoive, plusieurs années après ses premières embauches, qu'aucun registre du personnel n'a jamais été ouvert. La situation est bien plus fréquente qu'on ne le croit, notamment dans les petites structures où le dirigeant a tout appris sur le tas, entre deux urgences. Le réflexe de panique consiste alors à repousser encore un peu, en espérant que personne ne demandera rien. Le bon réflexe est exactement inverse: reconstituer le registre maintenant, calmement, à partir des documents que l'entreprise possède déjà. Un registre reconstitué de bonne foi et complété avec sérieux vaut infiniment mieux qu'une absence totale de document le jour où l'inspection du travail se présente.

Rassembler les preuves avant d'écrire quoi que ce soit

La reconstitution ne se fait jamais de mémoire: elle s'appuie sur les traces écrites que l'entreprise a forcément conservées quelque part. Contrats de travail signés, déclarations préalables à l'embauche, bulletins de paie, conventions de stage, contrats de mise à disposition: chacun de ces documents porte des dates et des éléments d'identité qui permettent de reconstruire la chronologie. Commencez par tout rassembler, y compris pour les personnes parties depuis longtemps, avant de saisir la moindre ligne. Cette étape de collecte paraît fastidieuse, mais elle conditionne la fiabilité de l'ensemble: un registre bâti sur des souvenirs approximatifs finira par se contredire lui-même.

• les contrats de travail et leurs avenants, pour l'emploi et la qualification ;
• les déclarations préalables à l'embauche, pour les dates d'entrée ;
• les bulletins de paie, pour retrouver les périodes réellement travaillées ;
• les conventions de stage et les contrats de mise à disposition.

Reconstruire la chronologie sans rien inventer

Une fois les pièces réunies, classez les personnes dans l'ordre chronologique de leur entrée, du tout premier salarié embauché jusqu'au dernier arrivé. Renseignez pour chacune les informations attendues, puis marquez clairement la date de sortie de celles qui ont quitté l'entreprise. Si une donnée manque vraiment et qu'aucun document ne permet de la retrouver, ne l'inventez surtout pas: inscrivez ce que vous savez et poursuivez la reconstitution plutôt que de fabriquer une information fausse. Notre guide sur les mentions obligatoires du registre vous servira de liste de vérification, fiche par fiche, pour repérer ce qui manque encore.

Ne jamais reproduire le retard accumulé

La reconstitution n'a de sens que si elle s'accompagne d'un vrai changement d'habitude, faute de quoi le registre décrochera de nouveau dans les mois qui suivent. Inscrivez désormais chaque entrée et chaque sortie au moment même où elle se produit, comme le détaille notre article sur la tenue du registre à jour. Pour mesurer le travail qui vous attend avant de vous lancer, notre calculateur du temps de remise à jour donne un ordre de grandeur à partir de vos propres effectifs.