Qu'est-ce que le registre unique du personnel et qui doit obligatoirement le tenir ?

Le registre unique du personnel fait partie de ces obligations que beaucoup d'employeurs découvrent bien trop tard, souvent le jour même d'un contrôle imprévu. Pourtant, sa logique est d'une grande simplicité: il retrace, dans l'ordre chronologique, toutes les personnes qui ont travaillé dans l'entreprise depuis sa création. Comprendre clairement ce qu'il est, à quoi il sert et pourquoi il existe évite bien des mauvaises surprises et un stress inutile. Car ce document, loin d'être une simple formalité administrative de plus, constitue en quelque sorte la mémoire officielle des effectifs de l'entreprise, celle que l'administration peut réclamer à tout moment pour vérifier la régularité de l'emploi. Autant le connaître avant qu'il ne vous soit demandé.

Un document qui retrace les effectifs

Le registre unique du personnel recense l'ensemble des salariés de l'établissement, inscrits dans l'ordre de leur embauche successive. Il conserve précieusement la trace de chaque entrée et de chaque sortie, avec des informations sur l'identité de la personne et sur l'emploi qu'elle occupait. C'est en quelque sorte la mémoire officielle et continue des effectifs de l'entreprise, que l'on peut consulter pour reconstituer l'histoire de l'emploi sur plusieurs années. Cette obligation naît d'ailleurs dès le tout premier salarié embauché, quelle que soit la taille de la structure: elle concerne aussi bien l'artisan avec un unique employé que la société de plusieurs centaines de personnes réparties sur plusieurs sites.

• tout employeur est concerné, dès le premier salarié embauché ;
• un registre distinct est tenu par établissement ;
• toutes les catégories de personnel accueillies y figurent ;
• le document reste tenu à disposition en cas de contrôle.

Le registre se tient par établissement distinct, ce qui a toute son importance pour les entreprises réparties sur plusieurs sites géographiques: chacun doit disposer du sien, à jour et disponible. Il faut aussi retenir qu'il ne se limite pas aux seuls salariés en contrat classique, mais accueille d'autres catégories de personnes présentes dans l'entreprise. Savoir qu'il faut le tenir ne suffit évidemment pas: encore faut-il y inscrire les bonnes informations, dans le bon ordre et sans rien oublier. Notre guide sur les mentions obligatoires du registre détaille précisément ce que chaque fiche doit contenir pour être réellement conforme.