Un registre du personnel sous forme numérique est-il vraiment accepté par l'inspection du travail ?

Faut-il encore posséder un gros registre papier relié et paraphé pour être parfaitement en règle? La question revient très souvent chez les employeurs, à l'heure où toute la gestion de l'entreprise se fait désormais sur écran. La bonne nouvelle, c'est que le registre du personnel peut tout à fait se tenir sous forme numérique et dématérialisée. Encore faut-il, et c'est la condition essentielle, que cette version numérique présente exactement les mêmes garanties que le registre papier traditionnel. Autrement dit, ce n'est jamais le support en lui-même qui compte aux yeux de l'administration, mais bien la fiabilité, la sécurité et la disponibilité du document. Un fichier bricolé à la va-vite n'offre pas ces garanties, contrairement à un outil réellement conçu pour cet usage.

Le numérique admis, sous conditions strictes

Un registre tenu de façon dématérialisée est accepté dès lors qu'il offre des garanties équivalentes à celles du registre papier. Concrètement, cela suppose une conservation durable et fiable des informations dans le temps, des données lisibles et non modifiables après leur saisie, une disponibilité immédiate du document en cas de contrôle et le respect scrupuleux de la confidentialité des salariés inscrits. C'est précisément là que le simple tableur se révèle un faux ami dangereux: il peut sembler suffire à première vue, mais il se modifie sans laisser aucune trace, se duplique en versions contradictoires envoyées par courriel, et se perd facilement. Il n'offre donc pas les garanties d'inaltérabilité et de conservation attendues d'un véritable registre numérique.

• une conservation durable et fiable des informations dans le temps ;
• des données lisibles et non modifiables après leur saisie ;
• une disponibilité immédiate du document en cas de contrôle ;
• le respect strict de la confidentialité des salariés.

Un outil réellement pensé pour le registre du personnel apporte précisément ce que le papier et le tableur ne peuvent pas garantir ensemble: un ordre chronologique préservé automatiquement, des mentions guidées pour ne rien oublier, une conservation sûre et sauvegardée, et un export instantané à la demande. Le jour d'un contrôle, il suffit alors de présenter un document à jour, propre et complet, sans avoir à fouiller dans des classeurs poussiéreux ni à recomposer un historique dans l'urgence. Cette conformité numérique va évidemment de pair avec une bonne tenue au quotidien du registre: notre article sur comment tenir son registre à jour complète parfaitement cette approche.