Comment tenir son registre du personnel à jour à chaque embauche et chaque départ ?

Un registre réellement à jour est un registre tenu au moment même où les choses se passent, pas reconstitué en catastrophe la veille d'un contrôle. La plupart des non-conformités constatées ne viennent d'ailleurs pas d'une mauvaise volonté de l'employeur, mais simplement du retard accumulé au fil des mois. Une embauche non inscrite immédiatement, un départ oublié dans la précipitation, et le registre décroche peu à peu de la réalité concrète de l'entreprise, jusqu'à donner une image fausse des effectifs. Le rattrapage de mémoire, quelques mois plus tard, se révèle alors laborieux et approximatif: les dates deviennent incertaines et l'ordre chronologique se brouille. La seule méthode réellement fiable reste donc la tenue au fil de l'eau, mouvement par mouvement.

Inscrire dès l'entrée, ne jamais oublier la sortie

L'embauche est le moment idéal pour inscrire un nouveau salarié au registre, tant que toutes les informations sont fraîches et que le contrat se trouve encore sous les yeux. Repousser cette formalité à plus tard, c'est prendre le risque de l'oublier purement et simplement ou de la bâcler ensuite de mémoire. Le bon réflexe consiste à intégrer l'inscription directement au processus d'accueil du nouvel arrivant. Le départ, lui, constitue souvent le maillon faible de toute la chaîne: dans l'agitation d'une fin de contrat, la date de sortie n'est pas toujours renseignée sur le moment. Associer systématiquement la mise à jour du registre à la clôture du contrat évite ce trou fréquent et regrettable.

• inscrire chaque salarié dès son entrée, contrat sous les yeux ;
• renseigner la date de sortie à chaque départ, sans exception ;
• vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien complètes ;
• conserver rigoureusement l'ordre chronologique des mouvements.

La régularité présente enfin un double avantage souvent sous-estimé. D'une part, elle garantit un registre fidèle à la réalité des effectifs, sans écart qui pourrait éveiller les soupçons. D'autre part, un registre tenu régulièrement est par nature un registre toujours prêt à être présenté, sans aucune préparation particulière le jour venu. Vous n'avez plus à redouter un contrôle, puisque le document est en permanence conforme et disponible. Cette tranquillité est précisément l'objectif recherché: notre guide sur comment préparer un contrôle de l'inspection du travail montre tout l'intérêt de cette régularité au quotidien.